Você passa aperto frequentemente com o controle de produtos do seu negócio e paga caro porque sempre compra mercadoria em cima da hora? Se este cenário pareceu familiar até demais, é hora de aprender como utilizar o kanban de estoque.
A metodologia facilita o monitoramento das saídas de estoque, indicando os níveis de cada produto disponível e orientando a equipe de compra sobre quando repor os itens disponíveis.
Uma das vantagens de acompanhar o fluxo é manter seu negócio abastecido e pronto para atender o cliente. Afinal, se o consumidor não encontrar algo na sua loja, vai comprar no seu concorrente.
Aliás, a implementação do kanban para controle de estoque se encaixa em diferentes tipos de operações, desde aquelas que trabalham com um portfólio de estoque ou materiais variados até as especializadas em um tipo de produto.
Então, se você é um comerciante do varejo, um distribuidor ou fornecedor, continue a leitura do artigo e saiba como e quando fazer a implantação de kanban no estoque.
Boa leitura!
O que é kanban de estoque?
O kanban de estoque é uma metodologia para controle do fluxo de produtos e mercadorias, que organiza visualmente a disponibilidade de cada item em três níveis de abastecimento: bom (verde), médio (amarelo) e baixo (vermelho). A movimentação pode ser acompanhada por um quadro ou software que reproduz a estrutura.
Por exemplo, uma papelaria especializada na venda de papel ofício de diferentes tamanhos e gramaturas pode utilizar o kanban de estoque para controlar a quantidade de cada item do portfólio.
À medida que as vendas acontecem, os itens vendidos são abatidos do sistema, facilitando a visualização da variação de estoque e indicando quando será necessário repor cada item.
Quando implementar o kanban para controle de estoque?
O controle de estoque é um processo fundamental para negócios que vendem mercadorias e produtos, seja em loja física ou on-line.
O momento ideal para implementar o kanban de estoque é quando a empresa deseja fazer compras mais exatas de mercadorias para cada período de venda, evitando o desperdício e o acúmulo de itens.
Ou seja, o objetivo é operar apenas com o estoque necessário para atender os clientes, planejando as compras de reposição conforme a média de vendas mensal ou outra periodicamente que se adequa a realidade da empresa.
Como funciona?
O kanban de estoque é derivado da metodologia kanban que organiza cada tarefa relacionada a um processo em etapas, monitorando o cumprimento das atividades até a conclusão.
Um exemplo de estrutura clássica do kanban é: para fazer, fazendo e feito. Dessa forma, as tarefas passam de uma coluna para outra, podendo mudar de responsável, conforme avança.
Na aplicação para o monitoramento e a reposição de estoque, cada coluna se refere a um item armazenado. Então, se a loja vende um único produto, o quadro terá apenas uma coluna.
Caso contrário, terá várias colunas, divididas em três linhas coloridas (verde, amarelo e vermelho), que representam o nível de estoque atual. Por sinal, a representação pode ser feita como na imagem abaixo:
Imagem: Centro Paula Souza.
Nesta estrutura, cada cartão representa um número ‘X’ de itens em estoque, totalizando o volume ideal de cada nível. Assim, conforme os itens são vendidos, a quantidade é descontada no sentido do verde para o vermelho. As cores do quadro significam:
- vermelho: nível de estoque mínimo, é preciso fazer a reposição;
- amarelo: nível de estoque médio, supre adequadamente a demanda;
- verde: nível de estoque máximo, é a capacidade máxima de armazenamento disponível.
O ideal é que exista um relatório gerencial para que a equipe responsável indique os itens que precisam ser comprados, garantindo que, no mês seguinte, o negócio continue vendendo.
Como fazer a implantação de kanban no estoque? 5 passos
Para implementar o kanban de estoque, a equipe ou pessoa responsável pelo monitoramento deve realizar os seguintes passos:
1. Mapear e calcular a demanda de estoque
O primeiro passo para a implementar o kanban de estoque é mapear as demandas do negócio, ou seja, os itens que fazem parte do mix de produtos da loja. Faça uma lista para ter uma visão ampla do que você vende.
Em seguida, calcule a quantidade de estoque máximo, médio e mínimo de cada item. Assim, fica claro qual é o volume necessário e se o espaço disponível comporta a quantidade de produtos de forma organizada.
Os valores obtidos são uma previsão, mas podem ser mais precisos se você tiver o histórico de vendas do ano anterior. Basta dividir o volume total por 12 para obter a média mensal de cada item.
2. Organizar os produtos no quadro
Agora, começa a organização dos produtos no quadro do kanban de controle. Para tal, você pode montar um quadro físico ou usar um sistema digital (software ou planilha), que deve ficar acessível a todos os responsáveis pelo monitoramento.
Caso o mix de produtos seja grande, digitalizar facilita o controle de estoque e a definição de uma rotina de atualização. Por exemplo, a cada 50 vendas, um cartão é retirado ou a cor fica opaca para representar a quantidade que saiu do estoque.
3. Definir os responsáveis pelo monitoramento
Dependendo do tamanho do negócio e do volume de itens existentes no estoque, será necessário destacar uma equipe específica para fazer o controle.
Os responsáveis ficarão com a tarefa de monitorar e atualizar o kanban de estoque, repassando, via relatório gerencial, o volume de saída de cada item e quais devem ser repostos no próximo mês.
4. Estruturar o processo de compra
O processo de compra de mercadoria deve ser bem estruturado para que, ao receber o relatório do time de controle de estoque, os pedidos de reposição sejam encaminhados aos fornecedores, considerando o volume necessário para manter o estoque ideal.
O time de controle e de compras atua em conjunto, mas é importante definir os colaboradores que integrarão cada equipe para que as funções fiquem claras e sejam cumpridas corretamente.
5. Fazer ajustes
Quando o kanban é aplicado pela primeira vez, é fundamental avaliar com as equipes envolvidas se o processo de monitoramento funcionou, se os prazos de repasse estão adequados, se as ferramentas utilizadas funcionam e quais são os ajustes necessários.
Assim, você mantém um ciclo de melhoria contínua no negócio, elevando o nível de qualidade do trabalho de controle de estoque e investindo no crescimento das vendas.
Gostou de aprender sobre kanban de estoque? Uma boa gestão de cada tarefa garante que todos os setores tenham o acompanhamento necessário. Invista e veja os resultados!
Este conteúdo foi escrito pela equipe do Bling, um sistema de gestão online que descomplica seu negócio. Oferecemos um ERP que agiliza a emissão de notas fiscais e boletos, além de realizar integrações com as principais plataformas de e-commerce e marketplaces.